Почему CRM-система лучше привычного Excel?

Сейчас уже трудно найти предпринимателя, использующего традиционную тетрадку или блокнот для ведения дел. Множество задач, клиентов, ведения внутренних дел превратят любую записную книжку в хаос.

Первым этапом перехода в электронное деловодство стал переход в Excel из стандартного пакета Office. Чего греха таить, подавляющее большинство пользовалось продуктом бесплатно. С учетом обкатки “новой технологии”, функционала Excel вполне хватало.

Популяризация интернет-продаж и расширение украинских предприятий привели к исчерпанию возможностей Excel даже для опытных пользователей. На смену приходят CRM-системы и многим становится непонятно, почему нужно платить за что-то странное, новое и вообще, а не лишние ли это расходы?

Вспомним старое доброе — что такое Excel?

Данная программа разрабатывалась как табличные процессоры. Если перевести на общечеловеческий, это электронные таблицы для вычислительных задач. В бородатые времена зарождения цифрового деловодства, такой подход был обреченным на успех. Вся бухгалтерия, табели, сметы, запасы сырья, отчеты велись в табличном виде.

При знании формул, данный инструмент существенно экономил время на делопроизводство. Главное — все имело наглядный и понятный вид. Особенно понравилась всем возможность внести правки, без превращения документа в бесформенное чернильное пятно.

Почему Excel отживает себя?

Основная проблема в переоценке пользы программного продукта. Excel никогда не планировался, как решение для ведения бизнеса на его основе. Некоторые компании даже нанимали “гуру Excel” для доработки кода программы под свои нужды.

Сейчас, мы стараемся развернуть в Excel полноценную CRM-систему, что часто приводит к сбоям во всех бизнес-процессах. Также, даже не стоит говорить о безопасности таких решений, ведь попадись Вам слишком умный сотрудник, он легко умыкнет, к примеру, клиентскую базу. Вот и готовый конкурент с существенным убытком от перешедших заказчиков.

Что особенного привносит CRM-система в ведение бизнеса?

Зайдем с козырей — безопасность.Просто отлично, если на Вашем предприятии несколько лет использовался Excel и это не привело к потере каких-то данных. Отметим, что на все есть первый раз и нет даже малейшей уверенности в том, что подобного инцидента не происходило без Вашего ведома.

Каждый пользователь CRM-системы видит только то, что ему позволяет администратор, то есть Вы. Простой пример с клиентской базой. Закончилась работа с клиентом, он ушел в архив до востребования. Менеджер видит только актуальных клиентов и нечего ему делать в общей базе.

Из менее важного, но полезного

Существенно переработанный интерфейс и вообще переосмысление взаимодействия с процессом деловодства. Как бы Вы не колдовали с Excel, это были и останутся столбики и строчки с разноцветным фоном. Текущему персоналу не всегда получается сразу вспомнить, чем он занимался вчера, не говоря о введении в курс дела нового члена команды.

Большинство CRM построены на системе карточек задач. Все интуитивно понятно:

  1. Текущие задачи.
  2. Состояние ведущихся клиентов.
  3. Корпоративные обсуждения проектов и задач.

В общем окне, данные пункты разбиваются графически на отдельные блоки, ориентироваться в которых будет легко даже новичку, не говоря об опытных кадрах.

Также, благодаря примерно общему строению разных CMS, Вам будет проще получать опытные кадры из других компаний. Вполне хватит вопроса “Был ли опыт работы с CRM-системой?” Если да, то интегрировать новичка в процесс получится за несколько минут.

Все важное в одном месте

Если Вы работаете в сети, значит каждый день приходится сталкиваться со всевозможными сторонними процессами. Это реклама в контекстно-медийной сети, рассылки по клиентам, прием заявок, контроль этапов работы с каждым заказчиком, контроль времени сотрудников.

Хорошие CRM-системы отлично интегрируются в сайты, собирая данные пользователей сразу в карточки заказчика. Также, они автоматически могут отправлять электронные письма по карточкам. Это может быть напоминание о брошенной покупке, приглашение ознакомится с акциями и т.д.

Отдельно отметим возможность лучшего контроля рабочего времени подчиненных. Каждый из них скажет, что очень занят ежедневно, а Вы еще и мало платите за его труды. Закрытые карточки активных задач смогут наглядно продемонстрировать загруженность каждого менеджера и при выявлении откровенной халтуры, помогут аргументированно применять соответствующие меры.

Так стоит переходить на CRM?

Хотите увидеть устойчивый рост своего дела? Если да, то с интеграцией подобных систем в производственные процессы стоит не затягивать. Редко встречаются предприниматели с не изменившейся результативностью после внедрения CRM-системы. Не сопротивляйтесь прогрессу и ловите новые высоты!

Оцените статью